Binnen veel bedrijven werk je allemaal aan eigen documenten. Maar het komt regelmatig voor dat je toch elkaars documenten nodig hebt. En om nu iedere keer de documenten via mail te versturen en uiteindelijk kwijt zijn welk document nou het nieuwste was. Of welk document nou af is. Is het handig om gebruik te maken van een algemene harde schijf binnen het bedrijf. Ook wel een NAS genoemd. Hierop kan iedereen, die toegang heeft, bij alle documenten. Zo wordt er ook nooit vergeten om documenten door te sturen, en heb je altijd het juiste bestand bij de hand. 

Ideaal voor op werk

Een NAS is echt ideaal voor op werk. Dat heb ik ondertussen al ondervonden. Iedereen, die toegang heeft, kan bij de bestanden en zo worden miscommunicaties verminderd. Mits iedereen netjes de documenten opslaat op de NAS natuurlijk. Het fijne ervan is, dat je bij alle documenten kan en je niet hoeft te wachten tot er een bepaald bestand gestuurd is. Want ja soms duurt wachten wel erg lang, en zou je niet verder kunnen met je eigen werk. Super vervelend natuurlijk.

Het werkt ook ideaal omdat iedereen een overzicht heeft van wat er allemaal gebeurd. Je hoeft alleen een mailtje te sturen, of een berichtje, met onder welke mapje het te vinden is. Zo hoef je ook niet meer te klungelen met het verzenden van bestanden. Want negen van de tien keer moet je het versturen met WeTransfer omdat het te veel is om gewoon via de mail te versturen. Is allemaal een stapje extra. 

Alles bij elkaar

Het is sowieso handig om alle documenten bij elkaar te hebben. Zo raak je minder snel documenten kwijt en krijg je makkelijker documenten gevonden. Want ja, soms verdrink je gewoon in alle documenten die gestuurd worden en die gemaakt worden. In een bedrijf werk je vaak voor veel klanten, en al die klanten hebben zo ook hun eigen documenten. Dat kan zeker in honderden documenten oplopen. Zo heb je ook veel minder de kans dat jouw laptop vol komt te staan met documenten en het geheugen van jouw laptop, of computer, uiteindelijk vol zit. Niets zo vervelend dan hard bezig te zijn met verschillende documenten en er uiteindelijk achter komen dat je niet voldoende ruimte hebt om ze op te slaan. Een wel bekend frustratie puntje.

Dus zorg dat je met je werk op een centrale plek alle documenten hebt. Zo kan iedereen rustig door werken.